Работа с заявками на отсутствие

Заявки на отсутствия учитывают отпуска, больничные и прочее. Подобные сведения важны для планирования загрузки сотрудника, расчета утилизации и прочего.

Жизненный цикл

Черновик — первоначальное состояние, только на данном этапе заявку можно редактировать.
На согласовании — заявка в процессе согласования.
Согласовано — заявка успешно согласована и учтена.
Отклонено — заявка отклонена в процессе согласования.

Создание

Создать заявку можно из любого представления заявок на отсутствия.

Пользователь может создать заявку только для себя.
Руководитель может создать заявку за своего подчиненного.
Бизнес-администратор может создать заявку за любого сотрудника компании.

Также создать заявку можно из таймшита, выбрав соответствующий вариант добавления строк:

Форма создания заявки:

Заявитель — пользователь, подающий заявку. Поле доступно только для ролей Руководитель и Бизнес-администратор.
Тип отсутствия — классификатор отсутствий, выбирается из списка.
Начало и Окончание — даты начала и окончания периода отсутствия. Можно указать длительность рабочего дня, которая включается в отсутствие: полный день, ¾, ½, ¼ дня от расписания заявителя или произвольная длительность в часах. Таким образом можно создать заявку на неполный рабочий день.
График Длительность отсутствия по дням — сводка по длительности отсутствия с индикацией числа часов отсутствия на каждый день и включаемых нерабочих дней.
Список Существующие заявки в периоде — перечень уже созданных заявок для выбранного периода. Запрещено создавать заявки на отсутствия с пересекающимися периодами.

Заявка на отсутствие позволяет учесть только одно отсутствие для одного сотрудника.

Заполните форму и нажмите кнопку Создать.

Редактирование

Карточки заявки на отсутствие:

Основные реквизиты

Описание — краткое описание, можно вставлять ссылки, например, ссылки на сканы документов.
Период — период отсутствия.
Вложение — произвольный прикрепленный файл.

Период отсутствия выбирается в отдельном окне.

Сведения по заявке

Показывается длительность отсутствия в рабочих днях, с учетом расписания заявителя, и календарных днях.

Отправка на согласование

После создания заявки ее необходимо отправить на согласование, для чего выполните действие Отправить на согласование:

Связь с таймшитами

Заявки на отсутствие — это часть процесса учета рабочего времени. Таймшит несет в себе сведения как о проектных работах, так и об отсутствиях, что позволяет целостно оценивать работу сотрудника.

Сведения об отсутствиях отображаются в таймшите в отдельной секции:

Есть два правила:

Нельзя создавать, редактировать и удалять заявку на период, в котором есть согласуемый или согласованный таймшит. Сначала нужно прекратить согласование таймшита или вернуть его на редактирование, если он уже был согласован.
Нельзя отправить на согласование таймшит, в котором есть несогласованная заявка. Сначала нужно согласовать заявк