Работа с заявками на отсутствие
Заявки на отсутствия учитывают отпуска, больничные и прочее. Подобные сведения важны для планирования загрузки сотрудника, расчета утилизации и прочего.
Жизненный цикл
- Черновик — первоначальное состояние, только на данном этапе заявку можно редактировать.
- На согласовании — заявка в процессе согласования.
- Согласовано — заявка успешно согласована и учтена.
- Отклонено — заявка отклонена в процессе согласования.
Создание
Создать заявку можно из любого представления заявок на отсутствия.
- Пользователь может создать заявку только для себя.
- Руководитель может создать заявку за своего подчиненного.
- Бизнес-администратор может создать заявку за любого сотрудника компании.
Также создать заявку можно из таймшита, выбрав соответствующий вариант добавления строк:
Форма создания заявки:
- Заявитель — пользователь, подающий заявку. Поле доступно только для ролей Руководитель и Бизнес-администратор.
- Тип отсутствия — классификатор отсутствий, выбирается из списка.
- Начало и Окончание — даты начала и окончания периода отсутствия. Можно указать длительность рабочего дня, которая включается в отсутствие: полный день, ¾, ½, ¼ дня от расписания заявителя или произвольная длительность в часах. Таким образом можно создать заявку на неполный рабочий день.
- График Длительность отсутствия по дням — сводка по длительности отсутствия с индикацией числа часов отсутствия на каждый день и включаемых нерабочих дней.
- Список Существующие заявки в периоде — перечень уже созданных заявок для выбранного периода. Запрещено создавать заявки на отсутствия с пересекающимися периодами.
Заявка на отсутствие позволяет учесть только одно отсутствие для одного сотрудника.
Заполните форму и нажмите кнопку Создать.
Редактирование
Карточки заявки на отсутствие:
Основные реквизиты
- Описание — краткое описание, можно вставлять ссылки, например, ссылки на сканы документов.
- Период — период отсутствия.
- Вложение — произвольный прикрепленный файл.
Период отсутствия выбирается в отдельном окне.
Сведения по заявке
Показывается длительность отсутствия в рабочих днях, с учетом расписания заявителя, и календарных днях.
Отправка на согласование
После создания заявки ее необходимо отправить на согласование, для чего выполните действие Отправить на согласование:
Связь с таймшитами
Заявки на отсутствие — это часть процесса учета рабочего времени. Таймшит несет в себе сведения как о проектных работах, так и об отсутствиях, что позволяет целостно оценивать работу сотрудника.
Сведения об отсутствиях отображаются в таймшите в отдельной секции:
Есть два правила:
- Нельзя создавать, редактировать и удалять заявку на период, в котором есть согласуемый или согласованный таймшит. Сначала нужно прекратить согласование таймшита или вернуть его на редактирование, если он уже был согласован.
- Нельзя отправить на согласование таймшит, в котором есть несогласованная заявка. Сначала нужно согласовать заявк