Работа с заявками на отсутствие

Моя работа \ Заявки на отсутствия

Требуются права на роль Пользователь с активной гранулой «Таймшиты»

Назначение

Заявки на отсутствия предназначены для учета отпусков, больничных и прочих отсутствий. Данные из заявок на отсутствия важны для планирования загрузки, расчета утилизации и используются для построения графика отпусков. Заявки на отсутствия проходят процесс согласования.

Списки заявок на отсутствия

В приложении Моя работа на панели навигации, в разделе «Мои отсутствия» доступны следующие списки заявок на отсутствия:

  • Отправленные* — открывается список заявок на отсутствия, отправленных пользователем на согласование, но не согласованных на данный момент.
  • Нужно согласовать* — открывается список заявок на отсутствия, по которым требуется согласование от текущего пользователя.
  • Отклоненные* — открывается список заявок на отсутствия, отклоненных в процессе согласования.
  • Все отсутствия  — открывается полный список всех заявок на отсутствия пользователя за все периоды в любом статусе.

* — данные списки отображаются только в случае, если есть подходящие заявки на отсутствия. Цифровой индикатор указывает на количество заявок на отсутствия в списке.

Статусы заявок на отсутствия

  • Черновик — первоначальное состояние, только на данном этапе заявку можно редактировать.
  • На согласовании — заявка в процессе согласования.
  • Согласовано — заявка успешно согласована и учтена.
  • Отклонено — заявка отклонена в процессе согласования.

Создание заявки на отсутствие

Создать заявку на отсутствие можно двумя способами:

  1. Открыть список Все отсутствия и нажать кнопку Создать заявку на панели действий:
  2. Открыть любой таймшит в статусе "Черновик" и в дополнительном меню кнопки Добавить строку выбрать пункт Добавить заявку на отсутствие:

Откроется форма создания заявки на отсутствие:

  • Тип отсутствия — классификатор отсутствий, выбирается из списка (классификатор типов отсутствий настаивается администратором WorkPoint).
  • Начало и Окончание — даты начала и окончания периода отсутствия. Можно указать длительность рабочего дня, которая включается в отсутствие: полный день, ¾, ½, ¼ дня от расписания заявителя или произвольная длительность в часах. Таким образом можно создать заявку на неполный рабочий день.
  • График Длительность отсутствия по дням — сводка по длительности отсутствия с индикацией числа часов отсутствия на каждый день и включаемых нерабочих дней.
  • Список Существующие заявки в периоде — перечень уже созданных заявок для выбранного периода, если такие есть. Запрещено создавать заявки на отсутствия с пересекающимися периодами.
  • В серой области отображаются общие сведения о количестве рабочих и календарных дней в заявке на отсутствие

Заполните форму и нажмите кнопку  Создать. Откроется карточка заявки на отсутствие:

В карточку заявки на отсутствие можно внести дополнительные сведения:

  • Действие Изменить даты позволяет отредактировать период отсутствия.
  • Описание — дополнительное описание заявки на отсутствие для согласующих.
  • Область Вложение позволяет прикрепить к отсутствию файл (например, заявление на отпуск или скан больничного листа).

Список согласующих по заявке на отсутствие формируется автоматически и зависит от маршрута согласования, заданного в настройках WorkPoint:

Для запуска процесса согласования заявки на отсутствие нажмите кнопку Отправить на согласование:

Отображение заявки на отсутствие в таймшите

Заявки на отсутствие — это часть процесса учета рабочего времени. Таймшит несет в себе сведения как о проектных работах, так и об отсутствиях, что позволяет целостно оценивать работу сотрудника.

Сведения об отсутствиях отображаются в таймшите в отдельном разделе таймшита:

Есть два правила:

  1. Нельзя создавать, редактировать и удалять заявку на период, в котором есть согласуемый или согласованный таймшит. Сначала нужно прекратить согласование таймшита или вернуть его на редактирование, если он уже был согласован.
  2. Нельзя отправить на согласование таймшит, в котором есть несогласованная заявка. Сначала нужно согласовать заявку.

Работа с отклоненными заявками на отсутствия

Если ваша заявка на отсутствие была отклонена кем-либо из согласующих, она сменит свой статус на «Отклонено» и отобразится в списке «Отклоненные».

Такие заявки следует либо удалить, либо отредактировать с учетом замечаний согласующих и отправить на согласование повторно.

Для удаления отклоненной заявки на отсутствие:

  1. Откройте карточку заявки.
  2. Нажмите кнопку Удалить на панели действий.

Для редактирования отклоненной заявки на отсутствие:

  1. Откройте карточку заявки.
  2. Нажмите кнопку Редактировать на панели действий.
  3. Внесите изменения в заявку и повторно направьте её на согласование.