Работа с заявками на затраты

Заявки на затраты позволяют учитывать затраты на проекты, например, командировочные расходы, оплату работы субподрядчиков, материалы.

Жизненный цикл

Черновик — первоначальное состояние, только на данном этапе заявку можно редактировать.
На согласовании — заявка в процессе согласования.
Согласовано — заявка успешно согласована и учтена.
Отклонено — заявка отклонена в процессе согласования.

Создание

Создать заявку можно из любого представления заявок на затраты выполнив действие Создать заявку.

Пользователь может создать заявку только для себя.
Руководитель может создать заявку за своего подчиненного.
Бизнес-администратор может создать заявку за любого сотрудника компании.

Редактирование

Каждая заявка на затраты создается для конкретного проекта.

Основные реквизиты

Заявитель — пользователь, подающий заявку. Поле доступно только для ролей Руководитель и Бизнес-администратор.
Дата заявки — дата подготовки заявки (не путать с датой понесения затрат).
Проект — проект, на который относятся затраты. После создания заявки изменить проект нельзя.
Описание — краткое описание, можно вставлять ссылки (например, ссылки на сканы расходных документов).

Редактирование строк

Для добавления новой строки нажмите кнопку Добавить строку.

Свойства строки:

Дата — дата фактического понесения затрат.
Тип затрат — классификатор, выбирается из списка типов затрат, допущенных в проекте.
Сумма затрат — сумма по строке.
Возм. — признак необходимости возмещения затрат заявителю.
К оплате — признак необходимости включения данной строки в счет на оплату клиенту.
Описание — краткое описание конкретной строки.
Вложение — произвольный прикрепленный файл.

Редактировать свойства можно в таблице строк или, нажав кнопку Редактировать в отдельном диалоговом окне:

Команды строки:

Редактировать — открывает окно свойств строки.
Удалить — удаляет строку.
Добавить вложение — запрашивает и добавляет к строке новый файл. Если файл уже был выбран, то заменяется.
Удалить вложение — удаляет выбранный файл из строки.

Валюты

Сумма заявки всегда отображается в базовой валюте установленной для организации. При этом в каждой строке можно выбрать валюту затрат. Для выбора валюты строки щелкните по значку валюты в ячейке суммы и выберите нужную валюту:

Общая сумма заявки будет рассчитана автоматичсеки согласно указанному в списке валют курсу. Набор доступных валют и их курсы устанавливает Администратор системы.