Утилизация (загрузка персонала)

Утилизация (загрузка персонала, эффективное использование и так далее) — базовый показатель эффективности бизнеса в секторе профессиональных услуг.

Что такое утилизация

В простом понимании утилизация — это мера эффективности труда. Исчисляется как отношение полезного времени (числитель) к доступному времени (знаменатель).

Почему утилизация так важна? Все просто — до 75% расходов в секторе услуг приходится на заработную плату. Снижение утилизации означает рост издержек или себестоимости, если бизнес продает услуги.

Для чего применяются показатели утилизации

Применение зависит от типа бизнеса, рассмотрим по порядку распространённости:

  1. Управление кадровой политикой. Должны быть пороговые значения утилизации, после которых любо запрещен наем новых сотрудников — для текущих сотрудников работы нет, или наоборот, есть перегруз и нужно срочно нанимать персонал.
  2. Мотивация персонала. Применяется для сотрудников и линейных руководителей — и сам сотрудник и его руководитель должны стремиться к сокращению издержек.
  3. Управление экономикой. В частности, для расчета себестоимости часа и дальнейшего определения стоимости услуг.
  4. Управление персоналом. Высокая утилизация длительное время означает выгорание сотрудников, а слишком низкая заставляет «расслабляться» и терять рабочий темп.

Какие используются виды утилизации

Чаще всего рассчитывают три вида утилизации. Некоторые компании применяют только один вид, другие сразу три.

Базовая или утилизация ресурсов

Утилизация ресурсов — это отношение полезных трудозатрат к доступным трудозатратам.

Полезные трудозатраты — это работа на внешних и внутренних проектах. Полезные задачи не включают административные работы, простой, обучение сотрудников и так далее.

Утилизация ресурсов — самая простая для понимания и расчета, чаще применяется компаниями, учитывающими рабочее время, но не продающими время напрямую. Например, управляющими компаниями, банками и так далее. С помощью контроля утилизации ресурсов менеджеры сокращают операционные расходы, выявляют и поощряют эффективных сотрудников.

Коммерческая или оплачиваемая утилизация

Коммерческая утилизация точнее определяет полезное время — это трудозатраты, которые оплачиваются клиентом. Иногда в коммерческую утилизацию включают также внутренние инвестиционные проекты. Коммерческая утилизация ниже, чем утилизация ресурсов.

Коммерческая утилизация применяется в бизнесе, продающих услуги напрямую — консалтинговом, аудиторском и так далее.

Оплаченная утилизация

Оплаченная утилизация еще больше сужает понимание полезного времени — это работы, по которым компания получила выручку, то есть «пришли деньги».

Применяется компаниями, в которых значимая часть работ, выставляемых к оплате может быть не оплачена. Например, акты выставлены, но клиент не принял работы или добился снижения объема оплачиваемых работ.

Как рассчитать доступное время

Итак, с числителем — полезным временем, разобрались. Теперь разберемся со знаменателем.

Расчет доступного времени — это дискуссионный вопрос, и встречаются различные способы. Посмотрим на варианты расчёта доступного времени за 1 год от самого грубого до самого детального:

  1. Доступное время принимают за константу, например, равную 2 080 часам (40 часов в неделю на 52 недели). Грубый способ, применяется на производстве в крупных компаниях для сравнения показателей по разным регионам и дивизионам.
  2. Согласно производственному календарю региона, за вычетом официальных выходных. Например, за 2017 год в РФ это 1 973 часа.
  3. Согласно индивидуальным расписаниям рабочего времени компаний или сотрудников. Этот подход позволит для каждого сотрудника или подразделения определить график работы. Например, если у вас есть сотрудник на полставки, то его доступное время 986,5 часов.
  4. Аналогично пункту 3, но за вычетом отсутствий — болезней, отпусков и так далее.
  5. При почасовой оплате можно считать доступным все время, которое оплачивается сотруднику и списанное в таймшиты.
WorkPoint для расчета утилизации использует доступное время по третьему варианту — по расписаниям сотрудников. Если требуется другой подход, то его можно применить с помощью отчетов.

Какое значение утилизации считать правильным

Целевые значения утилизации могут сильно различаться для сегментов бизнеса.

Рекомендуется для категорий квалификации (грейдов) устанавливать отдельные нормы. Например, ИТ-интегратор, выделены 6 грейдов:

Грейд Норма Замечание
1 — стажер 50% Сотрудник учится
2 — младший специалист 75% Основной ресурс, максимум на выработку
3 — специалист 75% Основной ресурс, максимум на выработку
4 — ведущий специалист, менеджер проекта 65% Сотрудник часть времени тратит на передачу опыта, развитие внутренних технологий
5 — линейный менеджер, ведущий руководитель проектов 40% Сотрудник большую часть времени тратит на управление, но не теряет навыков и тоже приносит доход

В общем случае правило простое — утилизация должна быть максимальной, но в зоне комфорта трудолюбивых сотрудников. И тут затрагивается важная составляющая утилизации — ее влияние на управление персоналом.