Применение показателя утилизации

Утилизация (загрузка персонала, эффективное использование) — базовый показатель эффективности бизнеса в секторе профессиональных услуг.

Что такое утилизация

В простом понимании утилизация — это мера эффективности труда. Исчисляется как отношение оплачиваемого (клиентом) времени к общему времени:

Почему утилизация так важна? Все просто — до 75% расходов в секторе услуг приходится на заработную плату и снижение утилизации означает рост косвенных затрат.

Применение показателя

Применение зависит от типа бизнеса, рассмотрим по порядку распространенности:

  1. Мотивация персонала. Сотрудники напрямую влияют на свою утилизацию, поэтому показатель активно применяется в мотивации. Рекомендуется использовать показатель для сотрудников и линейных руководителей — и сам сотрудник и его руководитель должны стремиться к сокращению издержек. Вместе с тем высокая утилизация длительное время означает выгорание сотрудников, поэтому требуется баланс.
  2. Управление экономикой. Показатель утилизации используется для планирования косвенных затрат будущих периодов, а также в качестве опережающего показателя рентабельности текущих периодов — если в течение отчетного периода видно, что утилизация ниже плана, то это уже показывает повышение косвенных затрат проектов.

Стандартный расчет показателя

В WorkPoint показатель рассчитывается за какой либо период, например, неделю, месяц и пр.

Оплачиваемое время — это все время учтенное через таймшиты по:

  1. Проектам с типом оплаты «Фиксированная оплата».
  2. Проектам с типом оплаты «Время и затраты», но только с выбранным тарифом в котором стоимость часа больше 0.

Общее время — это все время, учтенное через таймшиты.

Показатель доступен в отчетах с типом Пользователи и в списках пользователей в системе.

Индивидуальный расчет показателя

Иногда компании не подходит стандартный расчет показателя. Возможные вариации:

  • Общее время не должно включать отсутствия.
  • Часть времени по проектам должно стать неутилизируемым.
  • Общее время должно быть равно времени по расписанию.

В таком случае необходимо:

  1. Решить, по какой формуле будет рассчитываться утилизация.
  2. Если требуется — добавить поля на уровень проекта, задачи, строки или ячейки таймшита. Например, признак — «Включать в утилизируемое время». Это способ «отметить» работы для использования в формуле.
  3. Создать вычисляемое поле для отчетов с необходимой формулой.

Например, вычисление колонки для расчета утилизации от расписания:

[HoursBillableOverPeriod] / [HoursScheduleOverPeriod]

Какое значение утилизации считать правильным

Целевые значения утилизации могут сильно различаться для разных компаний. Можно ориентироваться на средние показатели по рынку или собственный опыт за прошлые периоды.

Рекомендуется для категорий квалификации (грейдов) устанавливать отдельные нормы. Например, для ИТ-интегратора можно выделить 6 грейдов:

Грейд Норма Замечание
1 — стажер 50% Сотрудник учится
2 — младший специалист 75% Основной ресурс, максимум на выработку
3 — специалист 75% Основной ресурс, максимум на выработку
4 — ведущий специалист, менеджер проекта 65% Сотрудник часть времени тратит на передачу опыта, развитие внутренних технологий
5 — линейный менеджер, ведущий руководитель проектов 40% Сотрудник большую часть времени тратит на управление, но не теряет навыков и тоже приносит доход

В общем случае правило простое — утилизация должна быть максимальной, но в зоне комфорта трудолюбивых сотрудников. И тут затрагивается важная составляющая утилизации — ее влияние на управление персоналом.