Назначение и типы таймшитов

Определение и отличия от систем управления задачами

Таймшит — это отчет о трудозатратах за период. Таймшит в системе учета воспринимается как единый и целый объект, документ. Таймшит согласуется и закрывается целиком, а не по отдельным задачам.

Цель таймшита — учет рабочего времени.

Как известно, учитывать рабочее время можно в отдельности по задачам, как это реализовано в различных таск-трекерах (системах управления задачами). В отличии от таких систем таймшит дает ряд преимуществ:

  1. При согласовании видна общая картина за период — сколько времени ушло на коммерческие проекты и в каком соотношении, сколько ушло на простой, сколько ушло на некоммерческие задачи и т.д. Это критически важно при управлении утилизацией и эффективностью сотрудников.
  2. Упрощается согласование — получить и согласовать один таймшит от сотрудника в неделю, значительно проще чем получать задания на согласования по каждой задаче.

Именно поэтому таймшит, как способ учета времени — де-факто стандарт в области профессиональных услуг.

Вместе с тем важно понимать, что таймшит, будучи отчетом, не предназначен для управления задачами и процессами (workflow) в смысле постановки задачи, контроля сроков исполнения и так далее. Поэтому использование систем управления задачами и учета рабочего времени в связке — непротиворечиво и целесообразно:

  • Сотрудники ставят задачи и контролируют исполнение так как это им удобно — в таск-трекерах, в системе управления проектами, наподобие MS Project, в почте, в мессенджерах или устно.
  • Учет затраченного времени в разрезе проектов и укрупненных задач — общий и централизованный, в системе учета рабочего времени.

Типы таймшитов

В WorkPoint реализовано два типа таймшитов: стандартный (табличный) и журнальный.

Стандартный таймшит — самый распространенный тип, представляет собой таблицу с задачами по строкам и списанием времени в колонках по дням. Внешний вид стандартного таймшита:

Журнальный таймшит — представляет собой последовательность задач с указанием длительности выполнения работы. Внешний вид журнального таймшита:

Какой тип таймшита выбрать?

  • Табличный (стандартный) таймшит оптимален, если у пользователя на период таймшита (например, неделю) в работе не более 15-20 задач. В таком случае ему лишь один раз нужно выбрать задачу, над которой он работает, а далее по дням указывать трудозатраты.
  • Журнальный таймшит востребован, когда уже не хватает стандартного таймшита.Например, сотрудник оказывает бухгалтерские консультации клиентам на потоке. Клиентов много и типов вопросов много. На практике бывает более 100 разнообразных выполняемых задач за неделю, при этом каждую задачу нужно учесть отдельно, поскольку этого требует биллинг с детализацией работ. В таком случае проще каждую работу заводить отдельной строкой, что и позволяет сделать журнальный таймшит. При этом заполнение журнального таймшита более трудоемко поскольку требуется каждый раз выбирать задачу.