Настройки системы

• Главное
• Платежная информация
• Система
• Финансы
• Автоматическое признание выручки и затрат
• Перерасчет фактических данных за закрытые периоды
• Домены
• Удаление данных

Главное

Отображаемое наименование — это название абонента. Используется для обозначения системы в интерфейсе, для формирования колонтитулов отчетов и так далее.

Владелец системы — контактные данные лица, управляющего абонентом. На указанный адрес электронной почты отправляются автоматические уведомления: плановое обслуживание, низкий уровень баланса и т.д.

Важно! Необходимо поддерживать актуальность контактов владельца.

Платежная информация

Данные, указанные на этой странице, используются для генерации счетов и актов при покупке лицензий WorkPoint. Необходимо поддерживать актуальность данных и обновлять платежную информацию в случае изменения реквизитов вашей организации.

• Валюта расчетов и Страна резидента устанавливаются при создании абонента. Для изменения обратитесь в поддержку.
• Организация: юридическое наименование, ИНН, расчетный счет и БИК плательщика. Используется для формирования счетов и актов.
• Контактное лицо: имя, эл. почта и телефон. Используется для отправки уведомлений о завершении действия лицензии, о поступлении оплаты и иные сообщения, связанные с оплатой и лицензиями.
• Почтовый адрес: индекс, город и адрес. Используется для отправки оригиналов первичных бухгалтерских документов.
• Использование ЭДО: установите галочку, если готовы принимать первичные бухгалтерские документы через сервисы ЭДО, например, «Диадок».

Нажмите  Сохранить.

Система

• Часовой пояс по умолчанию — устанавливается всем новым пользователям. Используется в качестве системного часового пояса.
• Язык по умолчанию — устанавливается всем новым пользователям. Язык также определяет форматы дат, чисел и прочего.
• Валюта — базовая валюта системы.
• Поддержка НДС — включает функцию НДС в счетах.

Финансы

Автоматическое признание выручки и затрат

Если компании требуется финансовый учет, то любые затраты или выручка должны быть отражены в  Финансовых операциях проекта.

Операции можно создавать вручную, с помощью мастеров признания или автоматически по расписанию.

Автоматическое признание сокращает число рутинных действий, но делает процесс финансового учета менее контролируемым. При этом включение автоматического признания не запрещает параллельное признание другими способами.

Автоматическое признание включается на всю организацию.

• Признавать выручку — включает автоматические признание выручки.
• Признавать себестоимость труда — включает автоматическое признание себестоимости труда.
• Признавать затраты — включает автоматическое признание затрат по заявкам на затраты.
• Частота признания — выбор периода, в конце которого выполняется признание.
• Задержка признания — число дней после окончания периода, до срабатывания признания.

Рекомендуется устанавливать минимально достаточный период задержки для того, чтобы пользователи успели согласовать таймшиты и заявки. При этом нет задачи добиться 100% согласованных сущностей, т.к. последующее признание учтет изменения.

Уровень задач в операциях признания и планирования по умолчанию определят, с каким уровнем группировки будут планироваться и признаваться финансовые операции по проекту: на главную задачу (без группировки) или с разбивкой по этапам проекта.

Перерасчет фактических данных за закрытые периоды

В момент отправки таймшита на согласование рассчитывается себестоимость и выручка T&M по каждой отметке. Для расчета используется ставка себестоимости и ставка биллинга, актуальная для пользователя на момент отправки таймшита на согласование. Если после отправки таймшита на согласование ставка себестоимости или ставка биллинга была изменена, то это изменение не приводит к автоматическому перерасчету себестоимости и выручки T&M по таймшитам, ранее отправленным на согласование или согласованным.

Для запуска перерасчета нужно воспользоваться командой Пересчитать:

Откроется диалоговое окно для выбора периода перерасчета фактических значений:

Укажите дату начала и окончания периода перерасчета и нажмите Пересчитать.

В результате для всех таймшитов, полностью или частично попадающих в указанный период, будет выполнен перерасчет себестоимости и выручки T&M по ставкам, актуальным на момент перерасчета.

Домены

Домены используются при формировании адресов электронной почты (логинов) пользователей и определяют принадлежность пользователя к конкретному абоненту.

Только один домен может быть основным — это первый домен, созданный в момент регистрации.

Для смены основного домена обратитесь в службу поддержки.

Для добавления домена нажмите кнопку Добавить домен, введите наименование домена и нажмите Добавить:

Добавить можно только корпоративный домен. После добавления домен необходимо подтвердить, до этого момента его нельзя использовать, и он недоступен для выбора в карточке пользователя.

Для подтверждения домена в меню строки выберите пункт Подтвердить. Для подтверждения необходимо получить письмо на один из предложенных почтовых ящиков и пройти по указанной ссылке. Выберите ящик и нажмите Отправить:

На указанный ящик поступит письмо со ссылкой для подтверждения домена. После подтверждения доменом можно пользоваться.

Вторичные (не основной) домены можно удалить. Для этого в меню строки выберите пункт Удалить.

Удаление данных

В момент регистрации в системе создается абонент с демонстрационными данными. Демонстрационные данные помогают наглядно показать возможности системы.

Перед началом использования системы в рабочем режиме демонстрационные данные следует удалить.

Для удаления тестовых данных:

• Введите в текстовое поле DELETE ALL DATA для снятия защиты.
• Нажмите кнопку Удалить данные.

В результате все данные будут удалены.

Останется один текущий пользователь, которому будут автоматически присвоены наборы прав для всех ролей.

В некоторых компонентах системы будут созданы данные «по умолчанию»:

• Наборы прав — типовые наборы прав для каждой роли.
• Расписания — базовое расписание (7-ми дневная рабочая неделя, по 8 рабочих часов с ПН по ПТ и 0 рабочих часов в СБ и ВС).
• Ресурсные пулы — ресурсный пул «Все ресурсы».
• Периоды таймшитов — период «Недельный».
• Типовые маршруты согласования Таймшитов, Заявок на отсутствия и Заявок на затраты.
• Правила валидации — типовые бизнес-правила валидации для таймшитов.
• Шаблоны таймшитов — типовой шаблон с типовыми правилами валидации.