Признание затрат

Проекты

Назначение

Признание затрат — добавление финансовой операции с типом «Затраты» на вкладке Операции в карточке проекта.

В этой статье описан процесс признания прочих прямых затрат по всем статьям, за исключением статьи «Себестоимость труда». Признание себестоимости труда описано в отдельной статье.

Операция по признанию затрат может быть добавлена:

  • Вручную.
  • Автоматически, по расписанию.
  • Мастером признания выручки.

При использовании любого метода признания затрат допускается ручная корректировка путем создания/удаления/редактирования финансовых операций по проекту.

Ручное признание затрат

Вручную по статье «Затраты» можно признать произвольную сумму.

Для выполнения признания следует открыть Проект, прейти на вкладку Операции и нажать кнопку Создать. В выпадающем списке выбрать пункт Затраты:

В результате в операции проекта на текущую дату будет добавлена строка с типом «Затраты». В строке следует выбрать подходящую учетную статью и указать сумму признаваемых затрат:

Дополнительно в колонке Задача можно указать этап проекта, к которому относится созданная операция.

Автоматическое признание затрат

Признавать затраты можно автоматически, по определенному расписанию. Эту настройку выполняет Администратор системы. Подробнее — Автоматическое признание выручки и затрат.

Мастер признания затрат

Для запуска матера признания затрат следует открыть Проект, прейти на вкладку Операции и нажать кнопку Создать. В выпадающем списке выбрать пункт Признать затраты:

Откроется диалоговое окно с параметрами признания:

  • Расчетная дата — дата операции признания. На указанную дату будет вычисляться доступные к признанию затраты.
  • Группировать по задачам — доступны два уровня группировки: на главную задачу проекта (без группировки) и с группировкой по этапам. В первом случае по каждой статье затрат будет создана одна строка и все доступная к признанию затраты по этой статье будут отнесены к главной задаче проекта. Во втором случае строки будут созданы для каждого этапа проекта, по которому есть доступные для признания затраты.

Подробнее об алгоритме расчета доступной к признанию выручки см. раздел «Расчет признаваемых затрат».

Расчет признаваемых затрат

При автоматическом признании затрат по расписанию или при добавлении операции с помощью мастера признания затрат, сумма операции вычисляется на основе согласованных заявок на затраты.

В заявках на затраты используется классификатор типов затрат (например, командировки, представительские расходы и пр.). Для финансового учета затрат используются учетные статьи. Для связи типов затрат с учетными статьями в карточке типов затрат необходимо указать связанную статью. Тем самым возможно использование подробного классификатора затрат и независимого списка учетных статей.

Несколько определений:

  • Признаваемые затраты — вычисляются на основе согласованных заявок на затраты. Для ограничения признаваемых затрат на расчетную дату используется дата строки заявки на затраты, т.е. дата понесения затрат. Признаваемые затраты разделяются по учетным статьям. Признаваемые затраты доступны для анализа в отчетах с типом Затраты.
  • Признанные затраты — затраты, отраженные в финансовых операциях проекта по данной учетной статье.

В упрощенном виде алгоритм признания работает следующим образом:

  1. Рассчитываются уже признанные затраты по статьям как сумма по всем операциям по данной статье на расчетную дату.
  2. Рассчитываются признаваемые затраты по статьям на расчетную дату.
  3. Доступные к признанию затраты по статье = признаваемые затраты по статье — признанные затраты по статье.
  4. Если доступные к признанию затраты по статье меньше или равна 0, то операция признания не проводится.
  5. Создаются новые финансовые операции проекта (для каждой учетной статьи) с датой, равной расчетной дате, соответствующей учетной статьей и суммой, равной доступными к признанию затратами по данной статье