Расчет себестоимости труда

В консалтинге и профессиональных услугах основная часть затрат — это себестоимость труда.

Себестоимость труда (Direct labor ) — затраты на сотрудников, непосредственно оказывающих услуги. Включают зарплату, зарплатные налоги, социальные и страховые отчисления. Иногда могут включать расходы на обучение и прочие компоненты.

Себестоимость рассчитывается на единицу времени, чаще всего на 1 час.

Расчет себестоимости часа

Расчётная, т.е. управленческая себестоимость часа используется для планирования. Также она используется для расчета фактической себестоимости проекта по управленческой методике (см. Управленческая vs Бухгалтерская отчетность).

В случае почасовой оплаты труда расчет очевиден — себестоимость равна часовой ставке сотрудника с учетом прямо связанных с ней налогов и отчислений.

Для расчета стоимости часа сотрудников с фиксированной оплатой труда необходимо:

  1. Получить полную сумму прямых затрат на сотрудника за прошедший период (чаще за прошедший финансовый год или за 1 месяц).
  2. Если это возможно, учесть будущие изменения, например, повышение зарплаты.
  3. Получить ожидаемую сумму рабочих часов за период.
  4. Разделить затраты на ожидаемую объем часов за плановый период.

Какой период использоваться для расчета? Месячный период позволяет чаще актуализировать себестоимость, что важно в случае частых изменений оклада, однако расходы от месяца к месяцу могут сильно колебаться, например, ввиду наличия годовых премий. Кроме того, частая актуализация требует больших усилий.

Как оценить плановый объем часов? В грубом варианте — это часы по производственному календарю (для сотрудников на полной ставке). Более точно — по индивидуальному расписанию сотрудника.

Подходы к точности расчета:

  1. В простейшем случае в управленческой модели используется усредненное на компанию значение. Т.е. все сотрудники имеют одинаковую себестоимость труда за 1 час.
  2. Более продвинутый вариант— создание каталога себестоимости. Частый вариант — матрица с выделением ролей и категорий, например «Консультант — 2 категория — Цена». Крупные компании выделяют ресурсные пулы, в каждом из которых своя матрица себестоимости.
  3. Самый точный подход — рассчитать себестоимость на каждого сотрудника отдельно.

Нормализация себестоимости

При фиксированном окладе для расчета фактической себестоимости работ возникает потребность нормализации часов и себестоимости. Нормализация решает две задачи:

  1. Если сотрудник переработал (т.е. списал времени за период свыше расписания), то его себестоимость за период не должна вырасти (поскольку зарплата не зависит от выработки). Для этого рассчитывается фактор нормализации (коэффициент от 0 до 1), который применяется для выравнивания фактической себестоимости работ.
  2. Если сотрудник взял отгул (или иное отсутствие) за свой счет, то себестоимость за период должна снижаться.

Включение в ставку себестоимости косвенных затрат

Помимо себестоимости труда еще существуют косвенные затраты. Например, затраты на отсутствия или некоммерческие проекты, аренда офиса и пр.

Иногда косвенные затраты включаются в ставку себестоимости, т.е. фактически косвенные затраты приравниваются к себестоимости. Это допустимый подход, но только для небольших команд с простыми учетом. В целом такой подход не рекомендуется по следующим причинам:

  1. На уровне проекта корректнее контролировать валовую рентабельность, не скрывая структуру затрат проекта путем зашивания всего в себестоимость (см. Типы прибыли и рентабельности).
  2. Включение косвенных затрат затрудняет или делает невозможным нормализацию себестоимости. Например, если сотрудник берет отгул за свой счет, то такие часы должны иметь нулевую себестоимость — они не оплачивается, но если в них включены косвенные затраты, то и они будут сокращены — а это уже неправильно, поскольку они не зависят от выработки сотрудника.
  3. Это сильно огрубляет расчеты. Некоторые виды косвенных затрат могут очень колебаться от периода к периоду.

Бухгалтерская себестоимость часа

Существуют два вида отчетности — управленческая и бухгалтерская (см. Управленческая vs Бухгалтерская отчетность).

Бухгалтерская себестоимость часа или просто себестоимость за период может быть только фактической и рассчитывается за прошедший период на основании фактических затрат на сотрудников. Расчет аналогичен расчету управленческой себестоимости.

Для чего нужна управленческая себестоимость часа:

  1. Для планирования.
  2. Для оценки фактической себестоимости по управленческой методике, а это важно для команды проекта. Команда проекта, планируя проект, исходит из существующей себестоимости ресурсов (они могут изменить, если проект длительный, но такие изменения сглажены). Соответственно оценка успешности работы команды и её мотивация должны опираться на результаты проекта (прежде всего рентабельность), рассчитанные по тем же ставкам. В противном случае у команды возникает неопределённость и отсутствие влияния на конечный результат.

С другой стороны, для руководства компании важно видеть картину, максимально близкую к реальности и поэтому требуется оценка рентабельности по бухгалтерской себестоимости. Если в этом случае есть отклонение от плана то проблема может быть в самом проекте (какие-то отклонения) или в некорректной оценке управленческой себестоимости часа, что привело к неправильному планированию (и это уже проблема финансового директора или иного лица, выполняющего такие расчеты).

Частые ошибки

  1. Важно не путать себестоимость часа со внешней ставкой, по которой происходит расчет стоимости проекта. Они, конечно, взаимосвязаны, но часто даже не линейно.
  2. Нет необходимости требовать от сотрудников списывать не более 8 часов в день (условно), чтобы не было искажения себестоимости. С этой проблемой справляется нормализация себестоимости, а такое требование приведет к искажению показателей загрузки сотрудников.
  3. Крайне важно не путать управленческую себестоимость часа (используемую в WorkPoint) и бухгалтерскую, пытаясь пересчитывать все показатели задним числом актуализируя ставки себестоимости также задним числом (пытаться из управленческой ставки сделать бухгалтерскую).
  4. Важно понимать, что себестоимость есть и у некоммерческих проектов, и у оплачиваемых отсутствий — это все база для косвенных расходов.