Назначение WorkPoint

WorkPoint создан для команд в секторе услуг, учитывающих время по проектам и подходит: консалтинговым и аудиторским компаниям, ИТ интеграторам, архитектурным бюро, маркетинговым агентствам, инжиниринговым компаниям и пр.

WorkPoint — система для управленческого учета проектов и ресурсов, с акцентом на учтено-аналитические функции. Она не заменяет системы для взаимодействия (таск-трекеры, календари и пр.), не финансово-учетные системы и системы управления проектами.

Решаемые проблемы проблемы

  • (Низкая) рентабельность проектов — относительный показатель экономической эффективности проектной деятельности. Комплексный показатель, на который влияет много факторов, при этом чаще всего выделяется как ключевой и отдельно контролируемый.
  • (Низкая) утилизация — это соотношение доли оплачиваемого клиентами времени к общему времени сотрудника. Показывает эффективность использования ресурсов. По факту должна быть «золотая середина» — должна быть экономическая эффективность (чем выше утилизация, тем выше рентабельность), вместе с тем человек и внутренние процессы не должны выгорать (нужно время на развитие, обучение коллег, развитие внутренних процессов), иначе это приведет к проблемам в средне и долгосрочной перспективах.
  • Утечки T&M выручки — имеется в виду, что каждый час и каждый рубль понесённых затрат должны быть оплачены клиентом. Это может не произойти по ряду причин: данные не были учтены (забыли, сотрудник решил часть времени списать не на клиента и пр.), данные не были выставлены клиенту к оплате (потеряли, забыли и пр.), и клиент отказался платить (сослался на низкую детализацию, выставили к оплате слишком поздно и пр.).
  • (Высокая) себестоимость работ — это стоимость трудовых ресурсов. Высокая себестоимость работ может быть результатом неправильных решений, например, использование дорогих ресурсов, когда этого не требуется, или когда есть возможность использования субподряда с более низкой стоимостью.
  • Эффективность сотрудников — показатель про управление HR, а не про экономику. Если сотрудник все время работает с высокой утилизацией на однообразных проектах — он выгорает, устает и увольняется или теряет эффективность. И обратная ситуация — низкая утилизация — приводит к деградации, сотрудник теряет темп и квалификацию.
  • Точность учета времени — сам по себе учет и его точность не несут никакой ценности, но поскольку в консалтинге сведения о рабочем времени лежат в основе множества показателей и принимаемых решений, точность становится критически важным фактором.

Решаемые задачи

  • Учет рабочего времени и отсутствий.
    • Разнесение затрат между проектами. Необходимо знать во сколько обходится каждый проект. Основные расходы— это сотрудники и поэтому необходимо учитывать время.
    • Исполнение контракта с клиентом. Проекты могут оплачиваться «по факту», или клиент требовать отчета о выполненной работе «в часах».
    • Оценка эффективности процессов. Важно понимать сколько времени в компании уходит на различные виды работ, хватает ли времени у сотрудников на развитие, какова утилизация команды.
  • Управленческий учет проектов.
    • Бюджетирование. Бюджет определяет стоимость проекта для клиента или внутреннего заказчика и его важно фиксировать для дальнейшего сравнения с фактом.
    • Отслеживание затрат. Важно учитывать себестоимость труда и прочие прямые затраты на проект.
    • Контроль рентабельности. Прибыль — главный показатель для управленческого учета. Необходимо понимать рентабельность каждого проекта в моменте и за любой период времени.
  • Контроль и планирование загрузки ресурсов.
    • Удержание утилизации. Утилизация — ключевой показатель в консалтинге, отражающий долю «оплачиваемого» времени. Компания платит за каждый час сотрудника, и важно, чтобы как можно больше этих часов было оплачены клиентами.
    • Планирование загрузки. Для оценки ресурсной потребности в будущем и предупреждения конфликтов планирования важно планировать загрузку на долгосрочную перспективу, распределяя ресурсы между проектами.
  • Биллинг T&M и выставление счетов.
    • Управление ставками. Важно управлять тарифами и ставками на уровне компании, клиента и конкретного проекта.
    • Отслеживание работ и затрат. Необходимо мониторить состояние оплаты и избегать утечек выручки, возникающих, если работа или затраты не были учтены, вовремя согласованы или выставлены к оплате клиентом.
    • Выставление счетов. Необходимо оперативно выставлять счета клиентам по выполненным работам и понесенным затратам, а также контролировать их оплату.
Вы нашли ответ на свой вопрос? Спасибо за обратную связь! There was a problem submitting your feedback. Please try again later.