Назначение WorkPoint

  • WorkPoint — система класса Professional Services Automation (PSA), учетно-аналитическое решение для компаний в секторе профессиональных услуг.
  • WorkPoint не заменяет системы управления проектами и задачами, а также финансовые системы.
  • WorkPoint создан для решения конкретных задач — отслеживание времени, контроля рентабельности и построения управленческой финансовой отчетности по проектами, планирование ресурсов, другими словами — для умного контроля и управленческого учета.

Назначение WorkPoint следует рассматривать в двух плоскостях:

  • Решаемые проблемы — болевые точки бизнеса, для решения которых создан WorkPoint.
  • Решаемые задачи — процессы, которые необходимо внедрить для преодоления проблем.

Решаемые проблемы

  • Низкая рентабельность проектов. Рентабельность — ключевой показатель экономической эффективности проектной деятельности.
  • Низкая утилизация сотрудников. Утилизация — это соотношение доли оплачиваемого клиентами времени к общему времени сотрудника. Показывает эффективность использования ресурсов. Требуется найти баланс между текущей рентабельностью и устойчивым развитием компании, для которого требуется время на развитие сотрудников и внутренних процессов.
  • Утечки T&M выручки. Каждый час и каждый рубль понесённых затрат должны быть оплачены клиентом. Оплата может не состояться по ряду причин: не учли работы (забыли, сотрудник решил часть времени списать не на клиента и пр.), работы не выставили клиенту к оплате (потеряли, забыли и пр.), и клиент отказался платить (сослался на низкую детализацию, выставили к оплате слишком поздно и пр.).
  • Высокая себестоимость работ. Себестоимость — это основная статья затрат компаний в секторе услуг. Высокая себестоимость работ может быть результатом неправильных решений, например, при использовании на проекте дорогих ресурсов.
  • Низкая точность учета времени. Сам по себе учет и его точность не несут никакой ценности, но поскольку в консалтинге сведения о рабочем времени лежат в основе множества показателей и принимаемых решений, точность становится критически важным фактором.

Решаемые задачи

  • Учет рабочего времени и отсутствий.
    • Разнесение затрат между проектами. Необходимо знать во сколько обходится каждый проект, сравнивать с планом. Основные расходы— это сотрудники и поэтому необходимо учитывать время.
    • Исполнение T&M контракта с клиентом. Проекты могут оплачиваться «по факту», или клиент требовать отчета о выполненной работе «в часах».
    • Оценка эффективности процессов. Важно понимать сколько времени в компании уходит на различные виды работ, хватает ли времени у сотрудников на развитие и пр.
  • Управленческий учет проектов.
    • Бюджетирование. Бюджет определяет стоимость проекта для клиента или внутреннего заказчика и его важно фиксировать для дальнейшего сравнения с фактом.
    • Отслеживание затрат. Важно учитывать себестоимость труда и прочие прямые затраты на проект.
    • Контроль рентабельности. Прибыль — главный показатель для управленческого учета. Необходимо понимать рентабельность каждого проекта в моменте и за любой период времени.
  • Контроль и планирование загрузки ресурсов.
    • Ресурсное планирование проектов. По каждому проекту требуется детальный план для оценки плановой себестоимости и ресурсной потребности проекта.
    • Распределение ресурсов между проектами. Для эффективного использования команды в целом, предупреждения конфликтов за ресурсы и долгосрочной оценки потребности в ресурсах требуется поддерживать план бронирования.
    • Контроль и удержание утилизации. Утилизация — ключевой показатель в консалтинге, отражающий долю «оплачиваемого» времени. Компания платит за каждый час сотрудника и важно, чтобы как можно больше часов было оплачено клиентами.
  • Биллинг T&M и выставление счетов.
    • Управление ставками. Важно управлять тарифами и ставками на уровне компании, клиента и конкретного проекта.
    • Отслеживание работ и затрат. Необходимо мониторить состояние оплаты и избегать утечек выручки, возникающих, если работа или затраты не были учтены, вовремя согласованы или выставлены к оплате клиентам.
    • Выставление счетов. Необходимо оперативно выставлять счета клиентам по выполненным работам и понесенным затратам, а также контролировать их оплату.