Как добиться качественного учета рабочего времени

С чем сталкиваются компании в процессе учета рабочего времени?

  • Время списывается только в конце периода (например, недели), грубо и с большими допусками.
  • К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность таймшита.
  • Время подгоняется под некоторою норму, не соответствующую фактическому положению дел.

Качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.

Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и поставлены правильные цели — этого уже достаточно для качественного учета.

Вместе с тем ряд правил поможет поддерживать качество учета:

  • Нужна система сдержек и противовесов, которая реализуется в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании на коммерческие проекты. Мотивация менеджера проекта в снижении издержек проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего времени на проект. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
  • Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим — глубже понимать конкретику работ сотрудника.
  • Данные учета рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации (с использованием в мотивации), управления экономикой проектов и т.д.
  • Не нужны лишние ограничения, которые вынуждают человека указывать неверные значения. Самый частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Сотрудник работает 9 часов, например, но вынужден искажать отчетность.
  • Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение рабочего времени сотрудника.