Запросы ресурсов

Назначение

Запросы ресурсов предназначены для организации взаимодействия между Менеджером проекта и Ресурсным менеджером. С помощью Запросов ресурсов Менеджер проекта формулирует свою потребность в ресурсах, а Ресурсный менеджер подбирает и бронирует под проект подходящих сотрудников путем исполнения Запросов ресурсов.

Создание запроса

Запросы ресурсов создаются Менеджером проекта непосредственно из команды проекта. Запросы ресурсов можно создавать только для ресурсов с типом «Универсальный ресурс».

Порядок создания запроса:

1. Добавить в команду проекта Универсальный ресурс (вкладка Команда в карточке проекта).

2. Опционально: назначить добавленный Универсальный ресурс на задачи проекта (вкладка Задачи в карточке проекта).

3. Опционально: внести плановые часы загрузки Универсального ресурса в ресурсом плане проекта (вкладка Ресурсы в карточке проекта).

4. На вкладке Команда в карточке проекта нажать кнопку "+" в колонке Запрос, в строке, соответствующей Универсальному ресурсу:

5. Откроется диалоговое окно с параметрами запроса:

  • Роль — роль Универсального ресурса.
  • Ресурс — наименование Универсального ресурса.
  • Начало — дата начала периода запроса. Определяется исходя из Ресурсного плана: в качестве даты начала записывается календарная дата, начиная с которой на Универсальный ресурс запланированы часы.
  • Окончание — дата окончания периода запроса. Определяется исходя из Ресурсного плана: в качестве даты начала записывается календарная дата, начиная с которой на Универсальный ресурс запланированы часы.
  • Запрошено — количество запрашиваемых часов. Определяется исходя из Ресурсного плана: записывается сумма часов, запланированных на Универсальный ресурс.
  • Заметка — текстовое поле для комментария к запросу в свободной форме.
    Запрос ресурса можно создать не детализируя загрузку Универсального ресурса в Ресурсном плане проекта. В таком случае поля Начало и Окончание будут пустыми, а в поле Запрошено будет записано значение «ноль».

6. По нажатию на кнопку Создать и открыть будет выполнено создание запроса и его открытие (направление на исполнение Ресурсному менеджеру). Если запрос не требует немедленного открытия, то его можно сохранить в статусе «Черновик» и отправить позже. Для этого следует открыть выпадающий список у кнопки Создать и открыть и выбрать команду Создать черновик.

7. Ссылки на созданные запросы, с указанием их статуса, отображаются в колонке Запрос на вкладке Команда в карточке проекта. Кнопка Запросы ресурсов позволяет перейти к полному списку запросов, созданных по данному проекту:

Списки запросов

Список запросов, созданных Менеджером проектов, доступен в приложении проекты в разделе Ресурсы:

  • Все запросы — полный список запросов ресурсов, доступных текущему пользователю в соответствии с его правами доступ.
  • Мои запросы — список запросов ресурсов текущего пользователя в статусе «Открыт».

Карточка запроса

  1. Команды, доступные для запроса. Набор доступных команд зависит от статуса запроса и настроек прав доступа пользователя.
  2. Полное наименование запроса.
  3. Текущий статус запроса.
  4. Проект, по которому создан запрос.
  5. Автор запроса.
  6. Ответственный за исполнение запроса (Ресурсный менеджер). Ответственным за исполнение запроса автоматически назначается менеджер того ресурсного пула, к которому относится Универсальный ресурс (для Стандартной редакции WorkPoint — менеджер ресурсного пула «Все ресурсы»).

Жизненный цикл запроса

У каждого запроса ресурсов есть набор взаимосвязанных статусов. В зависимости от текущего статуса запроса, а также от настроек прав доступа пользователя, определяется набор доступных для запроса команд:

  • Черновик — запрос создан но не открыт (не отправлен на исполнение Ресурсному менеджеру). Для запроса в статусе «Черновик» доступны команды Удалить, Обновить или Открыть.
  • Открыт — запрос, отправленный для исполнения Ресурсному менеджеру. Для запроса в статусе «Открыт» доступны команды Завершить, Отменить, Найти ресурсы.
  • Завершен — запрос, исполненный Ресурсным менеджером. Для запроса в статусе «Завершен» нет доступных команд.
  • Отменен — запрос, отмененный после открытия (Ресурсным менеджером или Менеджером проекта, при наличии соответствующих прав). Для запроса в статусе «Отменен» доступна команда Копировать, которая приводит к созданию нового запроса в статусе «Черновик», на основе текущего.

Обновление запроса

Если запрос создан в статусе «Черновик», то до момента его открытия (или удаления) в запросе доступна команда Обновить.

Команда используется для актуализации запроса. В результате обновления, поля запроса Начало, Окончание и Запрошено будут обновлены в соответствии с актуальным на момент обновления Ресурсным планом проекта.

Открытие запроса

Если запрос создан в статусе «Черновик», то в запросе доступна команда Открыть:

Команда используется для «публикации» запроса: после открытия запрос направляется для исполнения Ресурсному менеджеру, ответственному за запрос.

Исполнение запроса

Открытые запросы поступают на исполнение Ресурсному менеджеру.

В приложении Ресурсы, в разделе Запросы, Ресурсному менеджеру доступны списки запросов:

  • Назначено мне — запросы, назначенные на исполнение текущему пользователю.
  • Открытие — все открытые запросы, доступные текущему пользователю в соответствии с его правами доступа.
  • Все запросы — полный список запросов ресурсов с указанием их статусов.
Ресурсный менеджер получает уведомление на электронную почту о назначении нового запроса на исполнение.

Порядок исполнения запроса:

1. Открыть список запросов «Назначено мне» и перейти в карточку запроса и ознакомиться с параметрами запроса и заметкой Менеджера проектов.

2. Если запрос по каким-либо причинам не актуален или не может быть исполнен — воспользоваться командой Отменить. В результате запрос перейдет в статус «Отменен» и будет закрыт.

3. Для исполнения запроса следует подобрать Пользователей, подходящих под замену запрашиваемого Универсального ресурса, и запланировать на них часы в рамках запроса. Для этого следует воспользоваться командой Найти ресурсы. Подбор Пользователей и бронирование часов осуществляется с помощью Ассистента бронирования.

4. После завершения подбора,  Пользователи, выбранные в качестве замены запрошенному Универсальному ресурсу, будут отображаться в области Результат исполнения:

5. После завершения бронирования, следует воспользоваться командой Завершить.

Важно! Забронированные на исполнителей часы будут отражены в общем календаре бронирования только после завершения работы над запросом. Необходимо поддерживать минимальный временной лаг между подбором исполнителей, бронированием времени и завершением запроса.

Копирование запроса

Если запрос был отменен Ресурсным менеджером (или Менеджером проекта, при наличии соответствующих прав), на основе отмененного запроса Менеджер проекта может создать новый запрос путем копирования исходного. Для этого следует воспользоваться командой Копировать:

В результате будет создан новый запрос в статусе «Черновик», с параметрами, аналогичными исходному.

Результат исполнения запроса

После завершения запроса:

  • Запрос перейдет в статус «Завершен».
  • Часы, забронированные на исполнителей, будут отражены в общем календаре бронирования.
  • Пользователи, выбранные в качестве замены запрошенного Универсального ресурса, будут добавлены в команду проекта.
  • Если в качестве замены Универсальному ресурсу Ресурсный менеджер назначил одного Пользователя (замена 1 к 1), то Универсальный ресурс в команде проекта будет автоматически заменен на Пользователя, а часы, запланированные в Ресурсном плане проекта на Универсальный ресурс будут автоматически перенесены на этого Пользователя.
  • Если в качестве замены Универсальному ресурсу Ресурсный менеджер назначил несколько Пользователей (замена 1 ко многим), то удаление Универсального ресурса из команды проекта не произойдет. Добавленных Пользователей необходимо будет вручную назначить на задачи и перенести на них плановые часы с Универсального ресурса.