Управление проектами

Проекты

Списки

Для поиска нужного клиента доступны списки:

  • Мои проекты — проекты, в которых менеджером выбран текущий пользователь.
  • Проекты в работе — все проекты в статусе «В работе» (состав отображаемых записей зависит от настроек прав доступа).
  • Отслеживание — список проектов в статусе «В работе» с дополнительными колонками для план-фактного анализа.
  • Все проекты — полный список проектов.

Типовой процесс работы с проектом

Доступность отдельных шагов процесса зависит от редакции WorkPoint. В общем случае процесс работы с проектом состоит из нескольких стадий.

Планирование

На стадии планирования проект, как правило, находится в статусе «Предложенный». Цель данной стадии — запланировать проект: сформировать команду, список этапов, бюджет и забронировать ресурсы.

Шаг Справка Комментарий
Создание проекта Создание и свойства проекта Если проект создается для нового клиента, следует предварительно создать и заполнить свойства клиента ( Создание и свойства клиента)
Формирование команды проекта Команда проекта
Если на стадии планирования проекта не известно, какие конкретно исполнители будут принимать участие в проекте, в команду проекта можно добавлять Универсальные ресурсы
Формирование списка этапов и задач проекта Задачи проекта
Не обязательный шаг: планировать трудозатраты и бюджет можно по проекту в целом, не декомпозируя его на этапы и задачи
Подготовка ресурсного
плана проекта
Ресурсный план проекта
Ресурсный план проекта предназначен для планирования трудозатрат по проекту в разрезе ресурсов, ролей, задач и календарных периодов
Формирование бюджета проекта Бюджет проекта
Бюджет проекта — финансовый план выручки и затрат по проекту. В бюджете проекта, помимо прочего, отражаются плановые затраты по статье «Себестоимость труда». Себестоимость труда по проекту рассчитывается на основе ресурсного плана: плановые часы по ресурсам умножаются на их ставки себестоимости. Если часы запланированы на Универсальные ресурсы, то используется ставка себестоимости заданная на уровне роли универсального ресурса
Формирование запросов на ресурсы Запросы ресурсов
Если в команде проекта есть Универсальные ресурсы, по ним можно сформировать запросы на подбор и бронирование под проект подходящих исполнителей. Запросы обрабатываются Ресурсным менеджером
Бронирование ресурсов
на проект
Способы бронирования ресурсов
Если в команде проекта есть Пользователи, следует забронировать их емкость под проект

После завершения стадии планирования проект следует перевести в статус «В работе».

Реализация

В ходе реализации проекта исполнители учитывают фактически затраченное на проект время с помощью заполнения таймшитов. Заполненные таймшиты проходят процесс согласования, а на основе согласованных таймшитов рассчитывается и признается фактическая себестоимость проекта. На стадии реализации Менеджер проекта выполняет ряд регулярных операция: согласовывает таймшиты, актуализирует ресурсный план и бронирование, следит за своевременным признанием фактической себестоимости.

Операция Справка Комментарий
Заполнение таймшитов исполнителями Работа с таймшитами
Таймшит — это регулярный отчет о рабочем времени сотрудника за период. С помощью таймшита сотрудники ведут учет затрат рабочего времени в разрезе клиентов, проектов и задач
Согласование таймшитов Согласование таймшитов, заявок на отсутствия и затраты
Порядок согласования и участники процесса определяются настройками маршрута согласования таймшитов (настраиваются администратором WorkPoint)
Признание фактических финансовых операций по проекту Финансовые операции проекта
Отражение фактических финансовых показателей проекта. Администратор WorkPoint может настроить автоматическое признание финансовых операций ( Автоматическое признание выручки и затрат)
Актуализация ресурсного плана Ресурсный план проекта
В ходе реализации проекта, Менеджер проекта должен поддерживать в актуальном состоянии ресурсный план. Рекомендуется обновлять ресурсный план регулярно, например, еженедельно.
Актуализация бронирования ресурсов Способы бронирования ресурсов
Если ресурсный план проекта существенно изменяется, рекомендуется обновлять бронирование ресурсов.

Завершение

На стадии завершения подводятся итоги проекта и выполняется расчет финальных показателей. На стадии завершения Менеджер проекта выполняет следующие операции:

Операция Справка Комментарий
Проверка согласования всех часов по проекту
Менеджеру проекта следует проверить, что все часы, списанные исполнителями в таймшитах на проект, согласованы
Признание итоговой себестоимости Признание себестоимости труда
Менеджеру проекта следует убедиться, что в операциях по проекту признана себестоимость всех списанных на проект часов
Признание итоговой выручки Признание выручки
Менеджеру проекта следует убедиться, что в операциях по проекту признана вся фактическая выручка
Итоговое признание прочих прямых затрат Признание затрат
Менеджеру проекта следует убедиться, что в операциях по проекту признаны все фактические прочие прямые затраты
Актуализация ресурсного плана Ресурсный план проекта
После завершения работ по проекту, Менеджеру проекта следует проверить ресурсный план. Если в ресурсном плане есть часы, запланированные на период после завершения работ, их следует удалить.
Актуализация бронирования ресурсов Способы бронирования ресурсов
После завершения работ по проекту, Менеджеру проекта следует проверить актуальность бронирования ресурсов. Если есть ресурсы, забронированные на период после завершения работ, следует удалить такое бронирование.
Архивирование проекта Статусы проекта
После завершения работ по проекту и подведения итогов, Менеджеру проекта следует перевести проект в статус «Архивирован». В этом статусе на проект не доступно списание времени.