Как работает биллинг?

Биллинг — процесс отслеживания оказанных оплачиваемых работ и понесенных затрат, выставления счетов и контроля оплаты.

Отслеживание T&M услуг

  1. На уровне системы создается справочник Роли (см. Проектные роли). Для каждой роли указывается ставка биллинга по умолчанию.
  2. На уровне клиента ставки могут быть скорректированы. Например, если у вас есть рамочный договор с определением стоимости почасовых услуг.
  3. Создается проект с типом «Время и затраты» (T&M).
  4. В проекте формируется команда. 
  5. На вкладке Роли в карточке проекта отображается список ролей всех ресурсов, включенных в команду проекта. Для каждой роли назначается ставка биллинга:

    - Если для Клиента, ассоциированного с проектом, заданы индивидуальные ставки, то для ролей в проекте будут назначены ставки, заданные на уровне клиента.
    - Если для Клиента, ассоциированного с проектом, не заданы индивидуальные ставки, то для ролей в проекте будут использоваться ставки биллинга по умолчанию (из карточки Роли).
  6. Создаются задачи проекта и проект запускается в работу.
  7. Сотрудники списывают время через таймшиты на конкретные проекты указывают свою роль. Если сотруднику в проекте назначена только одна роль, то это свойство в строке таймшита заполняется автоматически.
  8. Таймшиты утверждаются.
  9. После утверждения в Обзоре биллинга отображаются сведения о утвержденных работах T&M, по которым нет счетов.
  10. Создается счет. В счет добавляются строки со сгруппированными работами. Группировка может быть индивидуальной для каждого счета.
  11. Суммы по строкам можно скорректировать, при этом сохранится и оригинальное значение.
  12. Счет выпускается и отправляется клиенту.
  13. После поступления оплаты счет помечается в системе как оплаченный.

Отслеживание затрат

  1. Создается проект.
  2. В проекте указываются допустимые типы затрат.
  3. Создается команда проекта, задачи проекта. Проект запускается в работу.
  4. В любой момент времени сотрудники могут создать заявку на затраты по данному проекту, указав структуру затрат и необходимость оплаты со стороны клиента.
  5. Заявки утверждаются.
  6. После утверждения в Обзоре биллинга отображаются сведения о утвержденных затратах, по которым нет счетов.
  7. Создается счет. В счет добавляются строки, со сгруппированными затратами. Группировка может быть индивидуальной для каждого счета.
  8. Суммы по строкам можно скорректировать, при этом сохранится и оригинальное значение.
  9. Счет выпускается и отправляется клиенту.
  10. После поступления оплаты счет помечается в системе как оплаченный.

Выставление к оплате произвольных сумм

При возникновении необходимости добавить клиенту в счет суммы, которые никак не учтены через T&M работы или затраты, строку можно создать непосредственно в счете. Указывается описание, единица измерение, число и цена. Таким образом можно выставлять счета по проектам с фиксированной стоимостью.

Особенности работы с НДС

Весь учет в ведется без учета НДС. Если компания работает с НДС, то необходимо включить такую возможность в настройках системы. Далее необходимо в шаблоне счета указать применяемую ставку.

НДС будет добавлен в самом счете к суммам, внесенным через строки.