Работа с таймшитами

Моя работа \ Текущий таймшит

Требуются права на роль Пользователь с активной гранулой «Таймшиты»

Назначение

Таймшит — это регулярный отчет о рабочем времени сотрудника за период. С помощью таймшита сотрудники ведут учет затрат рабочего времени в разрезе клиентов, проектов и задач. Заполненные таймшиты проходят процесс согласования, а данные из согласованных таймшитов используются для расчета различных показателей: утилизации, фактической себестоимости проектов. Рекомендуется вносить данные в таймшит ежедневно, а в конце отчетного периода выполнять проверку и итоговое заполнение всех данных о рабочем времени.

Важно! Не нужно отправлять таймшит на согласование каждый день. Таймшит отправляется на согласование в конце отчетного периода, когда он полностью заполнен за прошедший отчетный период.

Списки таймшитов

В приложении Моя работа на панели навигации, в разделе «Мои таймшиты» доступны следующие списки таймшитов:

  • Текущий — открывается текущий таймшит пользователя, то есть таймшит за текущий период, актуальный на данный момент.
  • Просрочено* — открывается список просроченных таймшитов, вовремя не отправленных пользователем на согласование.
  • Отправленные* — открывается список таймшитов, отправленных пользователем на согласование, но не согласованных на данный момент.
  • Нужно согласовать* — открывается список таймшитов, по которым требуется согласование от текущего пользователя.
  • Отклоненные* — открывается список таймшитов, отклоненных в процессе согласования.
  • Все таймшиты — открывается полный список всех таймшитов пользователя за все периоды в любом статусе.

* — данные списки отображаются только в случае, если есть подходящие таймшиты. Цифровой индикатор указывает на количество таймшитов в списке.

Обзор таймшита

1
Период таймшита и команды для перехода между периодами.
2
Параметры текущего таймшита.
3
Действия, доступные над выбранными в таймшите строками.
4
Выбор строк таймшита.
5
Строки таймшита. Включают выбранную в строке задачу, дополнительные аналитики (Вид работ, Роль) и отметку рабочего времени по дням.
6
Список отсутствий (отпуска, отгулы, больничные), попадающих в период данного таймшита.

Непосредственно из карточки таймшита вы можете перейти к предыдущему или следующему таймшиту:

1
Переход к таймшиту за предыдущий период.
2
Период к таймшиту за следующий период.

По щелчку на календарные рамки таймшита открывается список ближайших периодов:

Красным цветом в списке выделен текущий период.

Параметры таймшита

1
Текущий статус таймшита.
2
Дата, до которой данный таймшит должен быть отправлен на согласование. Если не отправить таймшит на согласование до указанной даты (включительно), он будет считаться просроченным.
3
Пользователь, являющийся автором данного таймшита.
4
Список согласующих по данному таймшиту.

Список согласующих формируется динамически при заполнении таймшита и зависит от маршрута согласования, заданного в настройках WorkPoint для автора таймшита:

Статусы таймшитов

  • Черновик — первоначальное состояние, только на данном этапе таймшит можно редактировать.
  • На согласовании — таймшит отправлен на согласование.
  • Согласовано — таймшит успешно согласован и учтен.
  • Отклонено — таймшит отклонен в процессе согласования.

Заполнение таймшита

Добавление строк

Для добавление новой пустой строки в таймшит нажмите кнопку Добавить строку:

Если на протяжении нескольких недель вы занимаете примерно одинаковыми задачами, вы можете скопировать список задач (но не отметку) из предыдущего таймшита. Для этого воспользуйтесь ссылкой Скопируйте в пустом таймшите или кнопкой Копировать строки из предыдущего:

Кнопка Создать строки по ресурсному плану позволяет сформировать список задач на основе ресурсных планов проектов. В таймшит добавляются те задачи, по которым запланированы трудозатраты на текущего пользователя в текущем периоде, если таковые есть.

Выбор задачи

В добавленной строке выберете Клиента, Проект и Задачу для списания времени:

При выборе задачи в таймшите доступен просмотре детальных сведений о задаче:

Важно! Не все задачи проектов доступны для выбора в таймшите. Подробнее — FAQ. Какие проекты пользователь может выбирать в таймшите?

Указание вида работ и роли

Аналитики Вид работ и Роль могут быть отключены администратором WorkPoint и не отображаться в таймшите.

Вид работ — дополнительный классификатор работ в вашей компании. Вид работ выбирается из фиксированного списка.

Роль — указывается роль, в которой автор таймшита участвует в проекте. Выбирается из списка ролей, заданных для исполнителя в карточке проекта на вкладке Команда (см. Команда проекта). Если автор таймшита в проекте выполняет только одну роль — поле заполняется автоматически. Для проектов с типом оплаты «Время и затраты» роль определяет ставку биллинга.

Важно! Не все роли доступны для выбора в таймшите. Подробнее — FAQ. Какие роли пользователь может выбирать в таймшите?

Внесение отметки и комментариев

Продолжительность (часы) выполнения работ указывается по каждой строке на каждый день. Для каждой отметки рабочего времени можно указать детальный комментарий:

Вместо ввода продолжительности работ можно воспользоваться счетчиками времени.

Для ввода отметки можно воспользоваться кнопками с самыми популярными значениями или ввести произвольную отметку с клавиатуры.

Действия над строками в таймшите

В таймшите можно выбрать одну или несколько строк:

Для выбранных строк доступны следующие действия:

  1. Удалить выделенные строки — команда для удаления выбранных строк из таймшита. Команда доступна только в таймшитах в статусе «Черновик».
  2. Переместить выделенные строки вверх / вниз — команды для изменение порядка строк в таймшите. Команда доступна только в таймшитах в статусе «Черновик».
  3. Копировать выделенные строки в буфер обмена — команда для копирования выделенных строк, доступна в любых статусах таймшита. Скопированные строки затем можно вставить в другой таймшит. 
  4. Вставить строки из буфера — команда для вставки ранее скопированных строк. Команда доступна только в таймшитах в статусе «Черновик».

Отправка таймшита на согласование

Когда таймшит полностью заполнен за неделю, его следует отправить на согласование. Для этого нажмите на кнопку Отправить на согласование:

После отправки таймшита на согласование его статус сменится со статуса «Черновик» на статус «На согласовании» и таймшит станет не доступным для редактирования.

Нельзя отправить на согласование таймшит, в котором есть не согласованная заявка на отсутствие. Есть строгий порядок согласования: сначала должно быть согласовано отсутствие и только потом таймшит.

В момент отправки таймшита на согласование, он может проходить проверку на соответствие бизнес-правилам, настроенным администратором WorkPoint:

Правила бывают двух типов:

  • Ошибка — таймшит не получится отправить на согласование до тех пор, пока он не будет соответствовать правилам.
  • Предупреждение — таймшит можно отправить на согласование, проигнорировав предупреждение о несоответствии.

После отправки таймшита на согласование, но до момента, когда он полностью согласован (перешел в статус «Согласовано»), процесс согласования можно прервать и вернуть таймшит в статус «Черновик». Для этого укажите краткий комментарий в поле Комментарий к действию и нажмите кнопку Редактировать:

Работа с отклоненными таймшитами

Если ваш таймшит был отклонен кем-либо из согласующих, он сменит свой статус на «Отклонено» и отобразится в списке «Отклоненные таймшиты».

Такие таймшиты следует отредактировать с учетом замечаний согласующих и отправить на согласование повторно.

Для этого:

  1. Откройте список отклоненных таймшитов.
  2. Откройте карточку отклоненного таймшита.
  3. В разделе «История согласования» посмотрите причину отклонения и комментарии согласующего:
  4. Переведите таймшит в статус «Черновик» с помощью кнопки Редактировать.
  5. Внесите правки в таймшит и повторно отправьте его на согласование.